You are here

Privacyreglement

Deze versie is van: juli 2018

PUM Netherlands senior experts (PUM) ondersteunt MKB in ontwikkelingslanden en opkomende markten. Onze senior experts hebben ruime ervaring in het Nederlandse MKB en bieden praktische kennis en advies binnen allerlei sectoren met oog voor producenten en consumenten. Onze adviesmissies vinden plaats over de hele wereld en vanzelfsprekend is hier dataverkeer mee gemoeid. Wij vinden het belangrijk dat uw privacy hierbij niet in het geding komt. Daarom handelen wij volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en behandelen wij uw gegevens zorgvuldig. In dit reglement leggen wij uit wat wij met uw gegevens doen en waarom. In het specifieke gedeelte geven wij meer details per rol.

Wij:

  • verwerken uw persoonsgegevens enkel in overeenstemming met het doel waarvoor u deze heeft verstrekt. Deze doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacyreglement;
  • verwerken enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden versterkt;
  • vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld via uw overeenkomst met ons;
  • nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geven alleen persoonsgegevens door aan andere partijen als dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • zijn op de hoogte van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en zullen deze respecteren.

Algemeen
Over de gegevens die wij verwerken
Naar wettelijke verplichtingen hebben wij een verwerkingenregister opgesteld. Dit is voor personen van wie wij gegevens verwerken op aanvraag beschikbaar.

Wij nemen geen beslissingen op een volledig geautomatiseerde wijze en doen niet aan profiling. Ook gebruiken wij uw gegevens niet voor direct marketing.

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens ons van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen.
  • We hanteren autorisaties voor toegang tot systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Wij hebben in dit reglement beschreven van welke groepen we gegevens verwerken. Als wij andere partijen uw gegevens verstrekken dan vragen wij door middel van overeenkomsten om zorgvuldig om te gaan met uw gegevens.

Uw rechten
De gegevens die we van u ontvangen slaan we op in ons computersysteem. U heeft het recht om een verzoek in te dienen voor: 

  • inzage in de persoonsgegevens die we van u verwerken en de overdracht van uw gegevens in een huidig gangbaar computerformaat.
  • rectificatie van uw persoonsgegevens als u vindt dat er feitelijke onjuistheden in uw gegevens staan. Sommige gegevens kunt u zelf aanpassen als u kunt inloggen in ons systeem zoals bijvoorbeeld uw CV-informatie of uw adresgegevens.
  • verwijdering van uw gegevens of beperking van de verwerking; wij kunnen niet altijd aan dit verzoek voldoen omdat wij bijvoorbeeld een wettelijke verplichting kunnen hebben om uw gegevens te verwerken of niet te verwijderen.

U kunt gebruikmaken van deze rechten door een verzoek bij ons in te dienen via info@pum.nl. Als u ons een verzoek doet, zullen wij uw identiteit moeten kunnen vaststellen. Wij zullen uw verzoek binnen vier weken beantwoorden. Het is mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen omdat het bijvoorbeeld de rechten van anderen schaadt of wettelijk niet toegestaan is. Dan laten we u dat weten.

Privacy officer en verwerkingsverantwoordelijke
Onze privacy offier is Martijn Ramaekers. Hij is bereikbaar via e-mail: martijn.ramaekers@pum.nl
Onze verwerkingsverantwoordelijke is Dick Ernste. Hij is onze CEO.
Beide zijn werkzaam op ons kantoor op de Bezuidenhoutseweg 12 in Den Haag. 

Vragen & opmerkingen
Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacyreglement neemt u dan contact met ons op via e-mail: info@pum.nl. Als u denkt dat wij ons niet aan bepaalde regels houden dan kunt u dat melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit reglement
Het is mogelijk dat wij dit reglement van tijd tot tijd wijzigen. Bijvoorbeeld als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn en deze voor u van belang zijn. Wij houden onze klanten, vrijwilligers en medewerkers daarvan op de hoogte. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website: https://www.pum.nl/nl/privacyreglement

Specifieke details per rol

Wie bent u?
Welke gegevens u beschikbaar stelt hangt af van uw relatie met ons.

Wij ontvangen gegevens van u als u zich inschrijft bij ons als senior expert, lokale vertegenwoordiger of klant, als u een samenwerking met ons aangaat of een overeenkomst met ons sluit of als u onze website gebruikt. Soms ontvangen we gegevens via iemand anders. Van onze klanten ontvangen wij bijvoorbeeld gegevens over onze senior experts en van onze lokale vertegenwoordigers over onze klanten.

De verzamelde gegevens verwerken wij. Daarmee bedoelen we dat we deze opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen. Van onze vrijwilligers vragen wij uiteraard meer gegevens dan van de gebruikers van onze app. Wij hebben op een rijtje gezet welke gegevens we op welke manier en met welke reden van onze verschillende relaties verwerken.

  • Vrijwilligers
  • Klanten
  • Lokale vertegenwoordigers
  • Vaste medewerkers
  • Leveranciers, opdrachtgevers en andere belanghebbenden
  • Overige geïnteresseerden

Vrijwilligers die zich aanmelden voor onze adviesmissies en op missie gaan (senior experts) en stafvrijwilligers

Welke gegevens verzamelen we en wat doen we daarmee?
Wij verzamelen van onze vrijwilligers veel verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld om te beoordelen of u in aanmerking komt voor inschrijving in ons expertbestand en waar en wanneer u gematcht kunt worden aan onze klanten. In de tabel ziet u wat wij met welke soort gegevens doen:

Over de gegevens die wij verwerken
We verwerken uw gegevens om aan onze overeenkomst met u of anderen te voldoen. Soms zijn we wettelijk verplicht gegevens op een bepaalde manier te verwerken, bijvoorbeeld voor onze donor of voor de belastingdienst. In andere gevallen vragen wij uw toestemming. Indien u weigert bepaalde gegevens te verstrekken kan dit gevolgen hebben voor uw overeenkomst met ons.

Sommige experts vragen wij een extra rol te vervullen in de organisatie, naast hun senior expertschap. Dan bent u een stafvrijwilliger. Wij verwerken alleen extra gegevens over uw additionele rol. Met deze rol heeft u ook meer toegang tot onze systemen.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Alle PUM-medewerkers in vaste dienst hebben toegang tot uw gegevens. Daarnaast hebben stafvrijwilligers bijvoorbeeld toegang tot uw gegevens om u te kunnen matchen met de klanten. Alle experts hebben toegang tot het kennisdeelplatform. Net als onze lokale vertegenwoordigers. Andere partijen sturen wij gericht geselecteerde gegevens.

Uw gegevens bij adviesmissies en derde partijen
Wij delen uw gegevens met partijen binnen de Europese Unie en met partijen in zogenoemde derde landen die niet aan de regels van de AVG hoeven te voldoen. Uiteraard vragen wij deze partijen, zoals de lokale vertegenwoordigers en de klanten, vertrouwelijk om te gaan met uw gegevens. Maar daarnaast vragen wij, in de overeenkomst die u met ons sluit, uw toestemming om deze gegevens te delen.

Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens die wij naar de lokale vertegenwoordiger sturen om u van het vliegveld te kunnen halen, contact met u op te kunnen nemen of in het geval van calamiteiten, met ons. Naar de klant hebben wij in een eerdere fase uw CV gestuurd en deze ontvangt ook uw contactgegevens om met u te kunnen communiceren voor, tijdens en na de adviesmissie.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Als u zich heeft aangemeld voor inschrijving als PUM-expert, maar uw aanvraag is afgewezen, dan worden alle gegevens die herleidbaar zijn naar uw persoon binnen uiterlijk 4 weken na afwijzing verwijderd uit onze administratie.

Gegevens over senior experts worden binnen 1 jaar na uitschrijving opgeschoond. Daarbij worden gegevens zoals paspoortscans, banknummers en CVs verwijderd. Sommige gegevens bewaren wij langer. Onze donoren kunnen gegevens nodig hebben bij eventuele audits.

Een beperkte set aan gegevens (bijvoorbeeld uw naam, uw e-mail en uw missiehistorie) bewaren wij altijd, omdat het nodig is om de relatie met onze alumni en hun missiehistorie te behouden, in het geval een klant ons aansprakelijk stelt met betrekking tot een adviesmissie of wanneer u wordt voorgedragen voor een lintje.  Tenzij u ons verzoekt uw gegevens te verwijderen.

 

Onze klanten
Als klant vult u een formulier in om een aanvraag voor een adviesmissie te doen. Vervolgens deelt u contactinformatie en gegevens over uzelf en/of de eigenaar van de organisatie en sluiten we een overeenkomst met u.

Over de gegevens die wij verwerken
Wij verwerken uw gegevens om u onze diensten te kunnen leveren. De stafvrijwilliger en de senior expert die u zal bezoeken hebben uw gegevens nodig om tot een succesvolle adviesmissie te komen. Ook de vaste medewerkers van PUM kunnen bij deze gegevens indien dit nodig is voor de voortgang van uw adviesmissie. Uw geslacht en uw leeftijd gebruiken wij voor onze rapportage aan onze donor DGIS. Indien u weigert bepaalde gegevens te verstrekken kan dit gevolgen hebben voor uw overeenkomst met ons.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Alle PUM-medewerkers in vaste dienst hebben toegang tot uw gegevens. Daarnaast hebben stafvrijwilligers en senior experts toegang tot uw persoonsgegevens om bijvoorbeeld vooraf en achteraf contact met u op te kunnen nemen over de inhoud van de adviesmissie. Ook onze lokale vertegenwoordigers verwerken uw persoonsgegevens om met u in contact te kunnen blijven. Andere partijen sturen wij gericht geselecteerde gegevens.

Uw gegevens bij adviesmissies en derde partijen
Wij delen uw gegevens met partijen binnen de Europese Unie en met partijen in zogenoemde derde landen die niet aan de regels van de AVG hoeven te voldoen. Uiteraard vragen wij deze partijen, zoals de lokale vertegenwoordigers en de experts, vertrouwelijk om te gaan met uw gegevens. Maar daarnaast vragen wij, in de overeenkomst die u met ons sluit, uw toestemming om deze gegevens te delen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw gegevens bewaren wij zodat indien u, ook na vele jaren, een volgend bezoek van een senior expert aanvraagt wij de gegevens van het vorige bezoek beschikbaar hebben. Sommige gegevens bewaren wij omdat onze donoren, zoals DGIS, gegevens nodig hebben bij eventuele audits.

 

Onze lokale vertegenwoordigers
Van u hebben wij contactgegevens nodig om contact te onderhouden. Ook gegevens als bankrekeningnummers hebben wij bijvoorbeeld nodig om vergoedingen aan u over te maken. Daarnaast verwerken wij gegevens uit onze overeenkomst met u.

Over de gegevens die wij verwerken
We verwerken uw gegevens meestal om aan onze overeenkomst met u of anderen te voldoen. Soms zijn we wettelijk verplicht gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld voor onze donor of voor de belastingdienst. Indien u weigert bepaalde gegevens te verstrekken kan dit gevolgen hebben voor uw overeenkomst met ons.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Alle PUM-medewerkers in vaste dienst hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Daarnaast hebben stafvrijwilligers bijvoorbeeld toegang tot uw gegevens om met u te kunnen communiceren over klanten of gematchte senior experts. Ook in geval van calamiteiten. U ontvangt tevens toegang tot ons kennisdeelplatform en kunt uw bijdragen hieraan leveren. Hierbij worden uw naam en emailadres geregistreerd. Uw contactgegevens staan ook op onze website, zodat potentiële klanten contact met u kunnen opnemen.

Uw gegevens bij adviesmissies en derde partijen
Wij delen uw gegevens met partijen binnen en buiten de Europese Unie en zogenoemde derde landen die niet aan de regels van de AVG hoeven te voldoen. Uiteraard vragen wij deze partijen, zoals de klanten en de experts, vertrouwelijk om te gaan met uw gegevens. Maar daarnaast vragen wij, in de overeenkomst die u met ons sluit, uw toestemming om deze gegevens te delen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Een beperkte set aan gegevens (bijvoorbeeld uw naam, uw e-mailadres en de door u bemiddelde missies-historie) bewaren wij altijd, omdat deze informatie geïntegreerd is opgenomen in het kennisdeelplatform en voor het geval een klant ons aansprakelijk stelt met betrekking tot een adviesmissie.

 

Onze medewerkers
Van onze medewerkers vragen wij dezelfde gegevens als van de senior experts met additioneel nog wettelijk verplichte HR-gegevens: kopie paspoort, BSN, verlofregistratie, personeelsdossier, gegevens t.b.v. verzekeringen en pensioen. Deze gegevens hebben wij nodig om contact met u te onderhouden, salaris over te maken en onze werkgeversrol goed in te vullen.

Over de gegevens die wij verwerken
We verwerken uw gegevens om aan onze overeenkomst met u of anderen, zoals de belastingdienst, te voldoen. Ook houden wij in sommige systemen bij welke gegevens door wie bekeken of gewijzigd worden. Wij doen dit om de processen te kunnen monitoren teneinde een goede dienstverlening aan te kunnen bieden.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Sommige persoonsgegevens staan op de website of het kennisdeelplatform. Deze zijn bedoeld om contact met u op te kunnen nemen, voor collega’s en externe potentiële klanten. De meer gevoelige gegevens, zoals de paspoortscan, verzekerings- en pensioeninformatie, zijn alleen beschikbaar voor de HR-afdeling of de afdeling Finance. Andere partijen sturen wij gericht geselecteerde gegevens om bijvoorbeeld een bestelling bij u te laten bezorgen.

Uw gegevens bij adviesmissies en derde partijen
Wij delen uw gegevens met partijen binnen en buiten de Europese Unie en zogenoemde derde landen die niet aan de regels van de AVG hoeven te voldoen. Uiteraard vragen wij deze partijen, zoals de lokale vertegenwoordigers en de klanten, vertrouwelijk om te gaan met uw gegevens. Maar daarnaast vragen wij, in de overeenkomst die u met ons sluit, uw toestemming om deze gegevens te delen.

Vertrouwelijke HR-gegevens delen we nooit met derde partijen buiten de EU.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
De bewaartermijnen voor vaste staf na uitdiensttreding, zijn grotendeels voorgeschreven door de wet:

  • Arbeidscontracten, beoordelingen: maximaal 2 jaar
  • Loonheffingen, kopie identiteitsbewijs, BSN: minimaal 5 jaar
  • Gegevens belastingdienst: minimaal 7 jaar

Indien u gebruik maakt van uw recht om vergeten te worden, dan verwijderen wij alle gegevens die niet wettelijk verplicht hoeven te worden bewaard.

Onze leveranciers, opdrachtgevers en belanghebbenden
Van onze leveranciers en opdrachtgevers vragen wij gegevens zoals naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon. Ook verwerken wij het banknummer van de organisatie om het geleverde te kunnen afrekenen. Van belanghebbenden vragen wij gegevens zoals naam, adres en telefoonnummer om contact te onderhouden.

Over de gegevens die wij verwerken
Wij verwerken uw gegevens om aan onze overeenkomst met u te voldoen, voor administratieve doeleinden of om contact met u te kunnen onderhouden.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Uw gegevens slaan wij op in ons klantsysteem en zijn beschikbaar voor vrijwillige en vaste stafmedewerkers.

Uw gegevens bij adviesmissies en derde partijen
Wij delen uw gegevens niet met derden.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw gegevens worden voor altijd bewaard, behalve als u gebruik maakt van uw recht om vergeten te worden, dan verwijderen wij alle gegevens die niet wettelijk verplicht hoeven te worden bewaard.

 

Gebruikers van onze website, app of socialemediakanalen
Wij verzamelen cookies, zie daarvoor onze cookie policy op https://www.pum.nl/cookie-policy.

Wij communiceren met u via socialemediakanalen zoals Facebook, Twitter, Instagram en LinkedIn. U vindt hierop social plugins die ervoor zorgen dat u makkelijk kunt reageren. Deze kunt u in de betreffende kanalen uit zetten. Ook gebruiken wij Google Analytics om te bekijken welke artikelen op onze website populair zijn en welke niet.

Over de gegevens die wij verwerken
We verwerken uw gegevens om inzicht te krijgen in het gebruik van onze mediakanalen.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
De gegevens zijn beschikbaar voor onze afdelingen Communicatie en ICT.

Uw gegevens bij adviesmissies en derde partijen
Wij delen uw gegevens niet.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens tijdelijk.